Dit Privacybeleid beschrijft hoe Eaglessoft, handelend onder de naam Invocit (“Invocit”, “wij”, “ons”), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt via ons cloudplatform (het “Platform”) en onze website (de “Website”).
Wij zetten ons in voor de bescherming van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming.
Door onze diensten te gebruiken, bevestigt u dat u dit Privacybeleid hebt gelezen en begrepen.
Bedrijfsnaam: Eaglessoft
Maatschappelijke zetel: Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, België
Ondernemingsnummer: 1025.494.094
Btw-nummer: BE 1025.494.094
RPR: Brussel
Contact voor privacykwesties: [email protected]
Telefoon: +32 456 735 966
Invocit treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke voor uw account- en gebruiksgegevens (Secties 3–4) en als Verwerker wanneer u het Platform gebruikt om uw bedrijfsdocumenten te beheren (Sectie 5).
E-mailadres, voor- en achternaam, weergavenaam, telefoonnummer (optioneel), taalvoorkeur en profielfoto (optioneel). Deze gegevens worden rechtstreeks door u verstrekt of door uw identiteitsprovider wanneer u zich aanmeldt.
Bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, btw-nummer, fiscaal identificatienummer, bankgegevens (IBAN) en bedrijfslogo.
Wanneer u het Platform gebruikt, kunt u facturen, offertes, creditnota’s, aankopen, klant- en leveranciersgegevens, productinformatie, prijzen, belastingtarieven en betalingsgegevens invoeren.
Belangrijk: Voor deze gegevens bent u de Verwerkingsverantwoordelijke en treedt Invocit op als Verwerker. U bent verantwoordelijk voor het beschikken over een geldige rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens die u invoert. Zie Sectie 5.
IP-adres, browsertype, sessie-identificatoren en tijdstempels — verzameld tijdens de authenticatie, de aanvaarding van beleidsdocumenten en in auditlogboeken.
Tijdstempels van aanmeldingen, vermeldingen in auditlogboeken (gebruiker, actie, bron en tijdstempel) en registraties van de aanvaarding van beleidsdocumenten. Wij verzamelen geen gegevens over bekeken pagina’s, klikgedrag of surfpatronen.
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
Aanmaken van accounts en authenticatie — om u toegang tot het Platform te verlenen en deze toegang te beveiligen (uitvoering van de overeenkomst; bewaard gedurende de looptijd van uw account en daarna uitsluitend zolang dit door de toepasselijke wetgeving wordt vereist)
Werking van het Platform en elektronische facturatie — om de kerndienst te leveren (uitvoering van de overeenkomst; bewaard gedurende de looptijd van uw abonnement en daarna uitsluitend zolang dit door de toepasselijke wetgeving wordt vereist)
Verwerking van abonnementsbetalingen — om uw abonnement te factureren (uitvoering van de overeenkomst; minimaal 7 jaar volgens de Belgische boekhoudwetgeving)
Verzending van e-mails — om facturen, meldingen en uitnodigingen te versturen (uitvoering van de overeenkomst; gedurende de looptijd van het abonnement)
Elektronische facturatie via Peppol — wanneer u deze functie activeert (uitvoering van de overeenkomst; gedurende de looptijd van het abonnement)
OCR-verwerking van documenten — wanneer u deze functie gebruikt (uitvoering van de overeenkomst; documenten worden gedurende de looptijd van het abonnement bewaard)
Bewijs van aanvaarding van beleidsdocumenten — IP-adres, browser en tijdstempel om een geldige aanvaarding aan te tonen (gerechtvaardigd belang; gedurende de looptijd van het account)
Auditregistratie — beveiligingsrelevante handelingen (gerechtvaardigd belang inzake beveiliging en verantwoordingsplicht; gedurende een redelijke periode in overeenstemming met beveiligings- en wettelijke vereisten)
Naleving van wettelijke verplichtingen — wanneer dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld tegenover belastingautoriteiten (wettelijke verplichting; zolang dit door de toepasselijke wetgeving wordt vereist)
Adverteren, profileren of gedragsgericht targeten
Gegevens verkopen of verhuren aan derden
Geautomatiseerde besluitvorming toepassen die rechtsgevolgen heeft
Uw gegevens gebruiken om AI-modellen te trainen
Wanneer u bedrijfsdocumenten in Invocit beheert, verwerken wij de persoonsgegevens van uw klanten, leveranciers en contactpersonen namens u en volgens uw instructies.
Overeenkomstig artikel 28 van de AVG:
Verwerken wij gegevens uitsluitend op basis van uw gedocumenteerde instructies
Zorgen wij ervoor dat bevoegde personeelsleden aan een geheimhoudingsplicht gebonden zijn
Treffen wij passende beveiligingsmaatregelen
Schakelen wij geen aanvullende subverwerkers in zonder u vooraf hiervan op de hoogte te stellen
Ondersteunen wij u bij verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen
Ondersteunen wij u bij uw meldingsverplichtingen in geval van een gegevensinbreuk
Verwijderen of retourneren wij alle gegevens bij beëindiging van de overeenkomst, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren
Ondersteunen wij audits en stellen wij informatie over onze naleving beschikbaar
Wij openen, wijzigen of verwijderen uw gegevens niet zonder uw instructies, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor technische handelingen, zoals versleutelde back-ups en onderhoud.
Als u een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst (“Data Processing Agreement” of “DPA”) nodig hebt, kunt u contact opnemen via [email protected].
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
Versleuteling: gegevens worden tijdens de overdracht (TLS/HTTPS) en bij opslag versleuteld
Authenticatie: authenticatie volgens de industrienormen via een gespecialiseerde identiteitsprovider; wachtwoorden worden nooit door Invocit opgeslagen
Tweefactorauthenticatie: beschikbaar voor alle gebruikers als optionele aanvullende beveiligingsmaatregel, die u via de beveiligingsinstellingen van uw account kunt activeren
Isolatie in een multi-tenantomgeving: strikte scheiding van gegevens tussen organisaties op databaseniveau
Rolgebaseerde toegangscontrole: gebruikers hebben uitsluitend toegang tot gegevens die bij hun rol passen
Auditregistratie: beveiligingsrelevante handelingen worden geregistreerd
Gegevenshosting: alle gegevens worden gehost op een professionele cloudinfrastructuur binnen de Europese Economische Ruimte
Back-ups: regelmatige versleutelde back-ups voor herstel na calamiteiten
Personeelscontroles: alleen bevoegde technische medewerkers hebben toegang tot productiesystemen en zijn contractueel aan geheimhoudingsverplichtingen gebonden
Om onze diensten te leveren, doen wij een beroep op zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners (“Subverwerkers”). Elke Subverwerker verwerkt gegevens uitsluitend op basis van overeenkomsten die aan de vereisten van de AVG voldoen.
Omdat onze integraties in de loop van de tijd evolueren, beschrijven wij hier de categorieën van dienstverleners die wij gebruiken, in plaats van afzonderlijke leveranciers op te sommen. De actuele lijst met namen wordt afzonderlijk bijgehouden (Sectie 7.3).
Deze diensten zijn essentieel voor de werking van het Platform voor iedere klant:
Infrastructuur en hosting — servers, database en bestandsopslag binnen de Europese Economische Ruimte
Identiteits- en authenticatieprovider — veilige aanmelding en accountbeheer; wachtwoorden worden nooit door Invocit opgeslagen
Verzending van e-mails — transactionele e-mails, zoals facturen, meldingen en uitnodigingen
Deze dienstverleners ontvangen uitsluitend gegevens wanneer u de betreffende functie actief inschakelt en gebruikt. Als u een functie niet activeert, worden er geen gegevens met de betreffende dienstverlener gedeeld:
Verwerking van betalingen en abonnementen — facturatie van uw Invocit-abonnement
Netwerk voor elektronische facturatie (Peppol) — verzenden en ontvangen van elektronische facturen wanneer u Peppol activeert
AI-ondersteunde documentextractie (OCR) — verwerking van documenten die u uploadt om automatisch gegevens te extraheren; de documenten worden door de dienstverlener niet gebruikt om AI-modellen te trainen
Integraties met boekhoud- en ERP-systemen — wanneer u een extern boekhoud- of ERP-systeem koppelt, worden de relevante factuur-, betalings- en contactgegevens volgens uw instructies met dat systeem gedeeld
Koppelingen met banken en financiële gegevens — indien beschikbaar, worden bij het koppelen van een bankrekening de noodzakelijke rekening- en transactiegegevens volgens uw instructies gedeeld via een gereguleerde openbankingprovider
Omdat onze Subverwerkers kunnen veranderen naarmate het Platform evolueert, houden wij een actuele en gedetailleerde lijst van Subverwerkers bij. Deze lijst vermeldt elke dienstverlener, het doel waarvoor deze wordt ingeschakeld en de locatie ervan.
De lijst is op verzoek verkrijgbaar via [email protected]. Wij informeren u over wezenlijke wijzigingen met betrekking tot onze Subverwerkers, zodat u eventuele rechten kunt uitoefenen waarover u beschikt.
Uw gegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Als een doorgifte buiten de EER noodzakelijk wordt, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG, zoals Standaardcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten of andere goedgekeurde mechanismen.
Neem voor meer informatie contact op via [email protected].
Wij bewaren uw gegevens uitsluitend zolang dit noodzakelijk is:
Accountgegevens — gedurende de looptijd van uw account en daarna uitsluitend zolang dit door de toepasselijke wetgeving wordt vereist
Gegevens in bedrijfsdocumenten — gedurende de looptijd van uw abonnement en daarna uitsluitend zolang dit door de toepasselijke wetgeving wordt vereist; boekhoudwetgeving kan een bewaartermijn van 7 jaar of langer voorschrijven
Betalingsgegevens — minimaal 7 jaar volgens de Belgische boekhoudwetgeving
Auditlogboeken — gedurende een redelijke periode in overeenstemming met beveiligings- en wettelijke vereisten
Bewijs van aanvaarding van beleidsdocumenten — gedurende de looptijd van het account
Sessiedata in de browser — verwijderd wanneer u de browser sluit
Back-ups — gedurende een beperkte voortschrijdende periode voordat deze automatisch worden overschreven
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. U kunt uw gegevens vóór de sluiting van uw account in standaardformaten exporteren.
Op grond van de AVG hebt u het recht om:
Toegang te verkrijgen tot uw gegevens en hiervan een kopie te ontvangen
Onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
Gegevens te laten wissen wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn
De verwerking te beperken onder bepaalde omstandigheden
Uw gegevens over te dragen in een machineleesbaar formaat
Bezwaar te maken tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd
Uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen
Neem contact op via [email protected] om uw rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen één maand. Deze termijn kan bij complexe verzoeken met twee maanden worden verlengd.
Het uitoefenen van uw rechten is gratis. Voor kennelijk buitensporige verzoeken kan een redelijke vergoeding worden aangerekend.
Als zich een gegevensinbreuk voordoet die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij deze binnen 72 uur bij de toezichthoudende autoriteit. Als het risico hoog is, informeren wij u zonder onnodige vertraging.
Voor klanten die Invocit als Verwerker gebruiken, brengen wij u onmiddellijk op de hoogte, zodat u aan uw eigen meldingsverplichtingen kunt voldoen.
U kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van de EU-lidstaat waarin u woont.
In België:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
+32 (0)2 274 48 00
[email protected]
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wij stellen het op prijs als u ons eerst de mogelijkheid biedt om uw bezorgdheden te behandelen. Neem hiervoor contact op via [email protected].
Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken. Belangrijke wijzigingen worden via het Platform of per e-mail meegedeeld.
Gewijzigde versies treden 14 dagen na publicatie in werking, of onmiddellijk wanneer dit wettelijk vereist is.
Het Belgische recht is van toepassing. De bevoegde rechtbanken van Brussel zijn exclusief bevoegd, zonder afbreuk te doen aan uw recht om geschillen voor te leggen aan een rechtbank in de EU-lidstaat waar u uw gewone verblijfplaats hebt.
[email protected] — Eaglessoft, Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, België — +32 456 735 966
