La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont Eaglessoft, opérant sous le nom commercial Invocit (« Invocit », « nous », « notre »), collecte, utilise et traite les données à caractère personnel par l’intermédiaire de notre plateforme cloud (la « Plateforme ») et de notre site internet (le « Site internet »).
Nous nous engageons à protéger vos données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD »), ainsi qu’à la législation belge et européenne applicable en matière de protection des données.
En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité.
Nom de l’entreprise : Eaglessoft
Siège social : Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, Belgique
Numéro d’entreprise : 1025.494.094
Numéro de TVA : BE 1025.494.094
RPM : Bruxelles
Contact relatif à la confidentialité : [email protected]
Téléphone : +32 456 735 966
Invocit agit en qualité de Responsable du traitement pour les données relatives à votre compte et à votre utilisation de la Plateforme (Sections 3 et 4), et en qualité de Sous-traitant lorsque vous utilisez la Plateforme pour gérer vos documents professionnels (Section 5).
Adresse e-mail, prénom et nom, nom d’affichage, numéro de téléphone (facultatif), préférence linguistique et photo de profil (facultative). Ces données nous sont fournies directement par vous ou par votre fournisseur d’identité lorsque vous vous connectez.
Nom de l’entreprise, adresse, coordonnées, numéro de TVA, numéro d’identification fiscale, coordonnées bancaires (IBAN) et logo de l’entreprise.
Lorsque vous utilisez la Plateforme, vous pouvez saisir des factures, des offres, des notes de crédit, des achats, des informations relatives aux clients et aux fournisseurs, des informations sur les produits, des prix, des taux d’imposition et des données de paiement.
Important : Pour ces données, vous êtes le Responsable du traitement et Invocit agit en qualité de Sous-traitant. Il vous incombe de disposer d’une base juridique valable pour traiter les données à caractère personnel que vous saisissez. Voir la Section 5.
Adresse IP, type de navigateur, identifiants de session et horodatages — collectés lors de l’authentification, de l’acceptation des politiques et dans les journaux d’audit.
Horodatages des connexions, entrées des journaux d’audit (utilisateur, action, ressource et horodatage) et enregistrements relatifs à l’acceptation des politiques. Nous ne collectons aucune donnée relative aux pages consultées, aux comportements de clic ou aux habitudes de navigation.
Nous utilisons vos données uniquement aux fins suivantes :
Création du compte et authentification — afin de vous fournir un accès sécurisé à la Plateforme (exécution du contrat ; conservation pendant toute la durée de votre compte, puis uniquement pendant la durée requise par la législation applicable)
Fonctionnement de la Plateforme et facturation électronique — afin de fournir le service principal (exécution du contrat ; conservation pendant toute la durée de votre abonnement, puis uniquement pendant la durée requise par la législation applicable)
Traitement des paiements liés à l’abonnement — afin de facturer votre abonnement (exécution du contrat ; conservation pendant au moins 7 ans conformément à la législation comptable belge)
Envoi d’e-mails — afin d’envoyer des factures, des notifications et des invitations (exécution du contrat ; pendant la durée de l’abonnement)
Facturation électronique via Peppol — lorsque vous activez cette fonctionnalité (exécution du contrat ; pendant la durée de l’abonnement)
Traitement OCR des documents — lorsque vous utilisez cette fonctionnalité (exécution du contrat ; les documents sont conservés pendant la durée de l’abonnement)
Preuve de l’acceptation des politiques — adresse IP, navigateur et horodatage permettant de démontrer une acceptation valable (intérêt légitime ; pendant la durée du compte)
Journalisation des audits — actions pertinentes en matière de sécurité (intérêt légitime lié à la sécurité et à la responsabilité ; pendant une durée raisonnable conforme aux exigences de sécurité et aux obligations légales)
Respect des obligations légales — lorsque la loi l’exige, notamment dans le cadre des obligations envers les autorités fiscales (obligation légale ; pendant la durée requise par la législation applicable)
Publicité, profilage ou ciblage comportemental
Vente ou location de données à des tiers
Prise de décision automatisée produisant des effets juridiques
Utilisation de vos données pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle
Lorsque vous gérez des documents professionnels dans Invocit, nous traitons les données à caractère personnel de vos clients, fournisseurs et contacts pour votre compte et conformément à vos instructions.
Conformément à l’article 28 du RGPD, nous :
Traitons les données uniquement sur la base de vos instructions documentées
Veillons à ce que le personnel autorisé soit soumis à une obligation de confidentialité
Mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées
Ne faisons appel à aucun sous-traitant ultérieur supplémentaire sans vous en informer préalablement
Vous aidons à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées
Vous aidons à respecter vos obligations de notification en cas de violation de données
Supprimons ou restituons l’ensemble des données à la fin du contrat, sauf si la législation nous impose de les conserver
Facilitons les audits et mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer notre conformité
Nous n’accédons pas à vos données, ne les modifions pas et ne les supprimons pas sans vos instructions, sauf lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’opérations techniques, telles que les sauvegardes chiffrées et la maintenance.
Si vous avez besoin d’un Accord de traitement des données distinct (« Data Processing Agreement » ou « DPA »), veuillez contacter [email protected].
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :
Chiffrement : les données sont chiffrées lors de leur transmission (TLS/HTTPS) et lorsqu’elles sont stockées
Authentification : authentification conforme aux normes du secteur par l’intermédiaire d’un fournisseur d’identité spécialisé ; les mots de passe ne sont jamais stockés par Invocit
Authentification à deux facteurs : disponible pour tous les utilisateurs comme mesure de sécurité facultative, pouvant être activée depuis les paramètres de sécurité du compte
Isolation multilocataire : séparation stricte des données entre les organisations au niveau de la base de données
Contrôle d’accès basé sur les rôles : les utilisateurs accèdent uniquement aux données correspondant à leur rôle
Journalisation des audits : les actions pertinentes en matière de sécurité sont enregistrées
Hébergement des données : toutes les données sont hébergées sur une infrastructure cloud professionnelle située dans l’Espace économique européen
Sauvegardes : des sauvegardes chiffrées sont régulièrement réalisées à des fins de reprise après sinistre
Contrôles relatifs au personnel : seuls les membres autorisés du personnel technique peuvent accéder aux systèmes de production, dans le respect d’obligations contractuelles de confidentialité
Pour fournir nos services, nous faisons appel à des prestataires tiers soigneusement sélectionnés (« Sous-traitants ultérieurs »). Chacun d’entre eux traite les données uniquement dans le cadre d’accords conformes aux exigences du RGPD. Nos intégrations évoluant au fil du temps, nous décrivons ici les catégories de prestataires que nous utilisons plutôt que d’énumérer chaque fournisseur. La liste nominative à jour est tenue séparément (Section 7.3).
Ces services sont indispensables au fonctionnement de la Plateforme pour tous les clients :
Infrastructure et hébergement — serveurs, base de données et stockage de fichiers situés dans l’Espace économique européen
Fournisseur d’identité et d’authentification — connexion sécurisée et gestion des comptes ; les mots de passe ne sont jamais stockés par Invocit
Envoi d’e-mails — e-mails transactionnels tels que les factures, notifications et invitations
Ces prestataires reçoivent des données uniquement lorsque vous activez et utilisez volontairement la fonctionnalité correspondante. Si vous n’activez jamais une fonctionnalité, aucune donnée n’est partagée avec le prestataire concerné :
Traitement des paiements et des abonnements — facturation de votre abonnement Invocit
Réseau de facturation électronique Peppol — envoi et réception de factures électroniques lorsque vous activez Peppol
Extraction de documents assistée par l’intelligence artificielle (OCR) — traitement des documents que vous téléversez afin d’en extraire automatiquement les données ; les documents ne sont pas utilisés par le prestataire pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle
Intégrations comptables et ERP — lorsque vous connectez un système comptable ou ERP externe, les données pertinentes relatives aux factures, aux paiements et aux contacts sont partagées avec ce système conformément à vos instructions
Connexions bancaires et aux données financières — lorsque cette fonctionnalité est proposée, la connexion d’un compte bancaire implique le partage des données nécessaires relatives au compte et aux transactions, par l’intermédiaire d’un prestataire réglementé de services bancaires ouverts et conformément à vos instructions
Nos Sous-traitants ultérieurs pouvant évoluer en même temps que la Plateforme, nous tenons à jour une liste détaillée des Sous-traitants ultérieurs, indiquant l’identité de chaque prestataire, la finalité de son intervention et sa localisation. Cette liste est disponible sur demande à l’adresse [email protected].
Nous vous informerons de toute modification importante concernant nos Sous-traitants ultérieurs afin que vous puissiez exercer les droits dont vous disposez.
Vos données sont traitées au sein de l’Espace économique européen (« EEE »). Si un transfert en dehors de l’EEE devenait nécessaire, nous mettrions en place les garanties appropriées prévues par le RGPD, notamment les Clauses contractuelles types, les décisions d’adéquation ou tout autre mécanisme approuvé.
Pour obtenir davantage d’informations, contactez [email protected].
Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire :
Données du compte — pendant toute la durée de votre compte, puis uniquement pendant la durée requise par la législation applicable
Données contenues dans les documents professionnels — pendant toute la durée de votre abonnement, puis uniquement pendant la durée requise par la législation applicable ; la législation comptable peut imposer une durée de conservation de 7 ans ou plus
Données de paiement — au moins 7 ans, conformément à la législation comptable belge
Journaux d’audit — pendant une durée raisonnable conforme aux exigences de sécurité et aux obligations légales
Preuves de l’acceptation des politiques — pendant toute la durée du compte
Données de session du navigateur — supprimées lorsque vous fermez le navigateur
Sauvegardes — pendant une période glissante limitée avant leur remplacement automatique
À l’issue de la période de conservation, les données sont supprimées de manière sécurisée ou rendues irréversiblement anonymes. Vous pouvez exporter vos données dans des formats standards avant la fermeture de votre compte.
En vertu du RGPD, vous pouvez :
Accéder à vos données et en obtenir une copie
Rectifier les données inexactes ou incomplètes
Demander l’effacement des données qui ne sont plus nécessaires
Limiter le traitement dans certaines circonstances
Obtenir la portabilité de vos données dans un format lisible par machine
Vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime
Retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité des traitements effectués antérieurement
Pour exercer vos droits, contactez [email protected]. Nous répondons dans un délai d’un mois, pouvant être prolongé de deux mois pour les demandes complexes.
L’exercice de vos droits est gratuit. Des frais raisonnables peuvent toutefois être facturés en cas de demandes manifestement excessives.
Si une violation susceptible de présenter un risque pour vos droits et libertés survient, nous la notifions à l’autorité de contrôle dans un délai de 72 heures. Lorsque le risque est élevé, nous vous en informons dans les meilleurs délais.
Pour les clients utilisant Invocit en qualité de Sous-traitant, nous vous informons rapidement afin que vous puissiez respecter vos propres obligations de notification.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de l’État membre de l’Union européenne dans lequel vous résidez.
En Belgique :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
+32 (0)2 274 48 00
[email protected]
https://www.autoriteprotectiondonnees.be
Nous vous serions reconnaissants de nous donner d’abord la possibilité de répondre à vos préoccupations. Veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité. Toute modification importante sera communiquée par l’intermédiaire de la Plateforme ou par e-mail.
Les versions modifiées entrent en vigueur 14 jours après leur publication, ou immédiatement lorsque la loi l’exige.
Le droit belge est applicable. Les tribunaux compétents de Bruxelles disposent d’une compétence exclusive, sans préjudice de votre droit de soumettre un litige à une juridiction de l’État membre de l’Union européenne dans lequel se trouve votre résidence habituelle.
[email protected] — Eaglessoft, Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, Belgique — +32 456 735 966
